Decyzja o przyznaniu dotacji z środków Unii Europejskiej może być jednym z ważniejszych faktów w dziejach danego przedsiębiorstwa. Należy jednak pamiętać, że to nie tylko ogromna radość, ale także i potężny obowiązek. Na podstawie umowy zobowiązujemy się do wydatkowania pieniędzy w sposób określony i na dany cel. Musimy zatem pilnować inwestycji, a następnie rozliczyć ją w sposób prawidłowy. Specjaliści podkreślają, że często o wiele trudniejszym etapem od wnioskowania o dotację jest właśnie wyliczenie się z wydatków.
Podstawą podczas rozliczania się z wydatków jest dokumentacja, która określa wybór dostawcy lub wykonawcy. W przypadku instytucji państwowych wymagane jest rozpisanie uczciwego i przejrzystego przetargu. Za dokumentację rozumie się zatem wszelakie materiały tworzone w jego trakcie. Jeżeli danej firmy nie obejmuje obowiązek rozpisania przetargu, jest ona zobowiązana do zebrania co najmniej trzech ofert. Obowiązek ten można ominąć tylko w sytuacji, w której jest on niemożliwy do wypełnienia. Po ostatecznym wyborze wykonawcy lub dostawcy należy oczywiście przedłożyć podpisaną umowę.
Kolejnym blokiem dokumentów są dowody księgowe. Najbardziej pożądanym jest oczywiście faktura. Stwierdza ona bowiem nie tylko zakup konkretnego przedmiotu, ale także uszczegóławia zarówno sprzedawcę, jak i kupującego. Aby wydatek wykazany w fakturze okazał się pełny, przedsiębiorca musi jeszcze dostarczyć potwierdzenie wykonanego przelewu. Oczywiście dane zawarte w nim muszą być zgodne z danymi z faktury. Co więcej, przelew jest konieczny, bowiem organy nadzorujące nie honorują jakichkolwiek słownych potwierdzeń wpłaty. W razie braku dokumentu bankowego, pieniądze nie tylko nie mogą być rozliczone, ale także wręcz nie zostaną zrefundowane.
Ostatnim z koniecznych dokumentów jest protokół, który stwierdza odbiór środków trwałych. Na ich podstawie Unia Europejska ma pewność, że zakup miał charakter rzeczywisty, a kupiony przedmiot jest namacalny. Co więcej, dobra określone w protokole muszą być zgodne z tymi, które są sprecyzowane w umowie na dostawy. Jeżeli tak nie będzie, ponownie pojawi się widmo braku zwrotu wydanych środków.